Type de poste : Permanent
Mode : Hybride – 2 jours au bureau requis (pour les résidents de la région de Montréal)
Localisation : 101 Boul. Marcel-Laurin, Montréal, QC

Qui sommes-nous ?

RENAPS est un fournisseur de solutions et de services-conseils en technologies de l’information. Nous proposons un portefeuille complet allant du service-conseil professionnel, à l’infrastructure, à la gestion des applications, et ce, dans un large éventail d’industries au Canada, aux États-Unis et à l’international.

Nos services incluent :

- Services TI gérés ou sur demande

- Transformation digitale

- Infrastructure et Cloud

- Développement applicatif

- Audit et gestion des licences

Nous offrons l’opportunité de participer à des projets stimulants, basés sur la transparence, la collaboration et l’amélioration continue de la performance de nos employés et consultants.

Description du poste

Rattachée directement à la Direction (CEO), l’adjoint(e) de direction bilingue joue un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et opérationnel.

Missions principales

1. Soutien administratif et organisationnel

- Assurer la gestion administrative courante

- Préparer les supports de réunion, comptes rendus et présentations

2. Appels d’offres / RFP

- Participer à la préparation et à la rédaction des dossiers de réponse

- Collecter, organiser et mettre en forme les informations nécessaires

- Garantir la cohérence, la conformité administrative et le respect des délais

- Mettre à jour les bases documentaires liées aux appels d’offres

3. Documentation des processus & amélioration continue

- Cartographier et documenter les processus internes

- Rédiger et mettre à jour la documentation interne

- Contribuer à la standardisation et à l’optimisation des pratiques

4. Assistance directe à la Direction / CEO

- Apporter un soutien opérationnel et stratégique

- Suivre certains dossiers transverses et projets spécifiques

- Gérer des informations confidentielles avec une grande discrétion

5. Aide au recrutement

- Participer à la rédaction et à la diffusion des offres d’emploi

- Effectuer du sourcing de candidats

- Trier les candidatures et assurer un premier niveau de présélection

Compétences requises

Techniques

- Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais

- Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, outils collaboratifs et visioconférence

- Connaissance des procédures d’appels d’offres (atout)

- Capacité à structurer et formaliser des processus

Comportementales

- Sens de l’organisation et rigueur

- Polyvalence et gestion de multiples priorités

- Discrétion et sens de la confidentialité

- Autonomie, proactivité

- Bon relationnel et esprit d’équipe

Profil recherché

- Formation en administration des affaires, gestion administrative ou équivalent

- Expérience significative dans un poste similaire (atout important)

- Aisance dans un environnement dynamique et en évolution

Langues

- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit (bilinguisme requis)

Pourquoi rejoindre RENAPS ?

- Entreprise en croissance constante et active à l’international

- Culture humaine, collaborative et orientée innovation

- Flexibilité de travail (mode hybride + autonomie)

- Projets variés, défis stimulants, possibilités d’évolution

- Assurance collective, vacances compétitives et conditions avantageuses

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Job Type: Permanent
Mode: Hybrid – 2 days per week required onsite (for Montreal-area residents)
Location: 101 Boul. Marcel-Laurin, Montreal, QC

Who We Are

RENAPS is a provider of IT solutions and consulting services. We offer a complete portfolio ranging from professional consulting to infrastructure and application management, across a wide range of industries in Canada, the United States, and internationally.

Our services include:

- Managed and on-demand IT services

- Digital transformation

- Infrastructure and Cloud

- Application development

- License audit and management

We offer the opportunity to work on stimulating projects built on transparency, collaboration, and continuous improvement of performance for our employees and consultants.

Position Summary

Reporting directly to the Executive Leadership (CEO), the bilingual Executive Assistant plays a key role in providing administrative, organizational, and operational support.

Main Responsibilities

1. Administrative and Organizational Support

- Manage day-to-day administrative tasks

- Prepare meeting materials, minutes, and presentations

2. Support for RFPs and Tender Responses

- Contribute to the preparation and writing of tender response files

- Gather, structure, and format required information

- Ensure administrative compliance, consistency, and adherence to deadlines

- Update documentation bases related to RFPs

3. Process Documentation & Continuous Improvement

- Map and document internal processes

- Draft and update internal documentation

- Contribute to standardization and optimization of practices

4. Direct Support to Executive Leadership / CEO

- Provide strategic and operational support

- Assist with cross-functional files and specific projects

- Handle confidential information with discretion

5. Recruitment Support

- Assist in writing and posting job descriptions

- Source potential candidates

- Screen resumes and conduct preliminary evaluations

Required Skills

Technical

- Excellent written communication skills in French and English

- Proficient with Word, Excel, PowerPoint, collaborative tools, and video conferencing

- Knowledge of tender processes is an asset

- Strong ability to structure and formalize processes

Soft Skills

- Strong organizational skills and attention to detail

- Versatility and ability to manage multiple priorities

- Discretion and confidentiality

- Autonomy and proactivity

- Strong interpersonal skills and team spirit

Profile

- Education in Business Administration, Office Management, or related field

- Significant experience in a similar Executive Assistant role (asset)

- Comfortable in a dynamic and evolving environment

Languages

- Perfect command of French and English, both spoken and written (bilingualism required)

Why Join RENAPS?

- Fast-growing company with international reach

- Human, collaborative, and innovation-driven culture

- Flexible work environment (hybrid + autonomy)

- Diverse projects, stimulating challenges, and career growth opportunities

- Competitive benefits, group insurance, and attractive working conditions